Comment ranger les documents pédagogiques ?

Pour les organismes de formation, c’est une obligation légale de produire un certain nombre de documents et d’en conserver un certain nombre. Il est donc indispensable d’adopter un système de rangement efficace afin de respecter les obligations en matière de traçabilité des formations et d’évaluation. Voici une méthode simple qui vous permettra de bien classer vos documents pédagogiques ?

Faire le tri

Vous avez du mal à vous retrouver dans vos documents pédagogiques et votre bureau n’a plus la moindre place pour recevoir un autre document ? La première étape pour avoir des documents parfaitement rangés est de mettre un temps à part pour faire le tri. Commencez par regrouper tous vos documents pédagogiques dans un carton ou dans un seul tas.

Les cartes postales, dessins ou lettres d’amour ne font pas partie de ce lot. Ensuite, faites une liste exhaustive des documents à garder et commencez le tri. Commencez par trier les papiers déjà un peu rangés. Si vous doutez de l’utilité d’un document, numérisez-le puis débarrassez-vous de l’original.

Utiliser une relieuse

Une relieuse peut être un atout majeur dans votre initiative de ranger vos documents pédagogiques. Si vous utilisez beaucoup de documents pédagogiques en format papier, il faudra peut-être se servir d’une relieuse. Cet appareil vous permet de regrouper vos documents traitants du même sujet en un seul bloc de document.

En plus de donner une apparence plus soignée à vos documents pédagogiques, la relieuse permet également de les maintenir dans un bon état et bien ordonné. Cela est très pratique pour organiser les chapitres d’un support de formation ou d’un mémoire. Vous éviterez également que certaines feuilles se volatilisent de vos documents.

Utiliser un classeur

Contrairement à la relieuse qui est très adaptée pour rassembler des documents pédagogiques traitant du même sujet, le classeur permet de classer vos documents qui n’ont pas besoin d’être regroupés ensemble. En d’autres termes, il permet de rassembler des documents traitants de sujets très variés dans un même lot sans que ces derniers se mélangent.

Après avoir regroupé vos supports de cours et autres documents pédagogiques volumineux grâce à une relieuse, rangez le reste des papiers dans un ou plusieurs classeurs différents. Vous pouvez par exemple avoir un classeur pour les programmes de formation et un autre pour les thèmes à aborder ou pour les évaluations.

Ranger dans un ordre simple

Maintenant que vos documents sont arrangés et regroupés par lots, il vous sera plus aisé de les ranger. Pour cela, définissez un ordre de rangement simple et strict que vous devrez observer tous les jours. Vous pourrez par exemple ranger vos documents par type. Dans ce cas, vous aurez des catégories comme « support de cours » et « exercices ».

Vous pourrez également les classer par thématiques. Dans ce cas, vous aurez des catégories comme « finances » et « technologies ». La plupart des couvertures et des classeurs existent en des couleurs différentes. Vous pouvez donc définir un code couleur qui vous permet d’identifier rapidement le type du document ou le thème abordé sans même l’avoir ouvert.